niszczenie dokumentow w firmie

Niszczenie informacji, a prywatność klientów w firmie.

Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na przedsiębiorstwa wiele obowiązków, które wynikają bezpośrednio z konieczności zapewniania bezpieczeństwa poufnym informacjom. Dokumenty zawierające dane osobowe klientów nie mogą być po prostu wyrzucone do kosza – niezbędne jest zniszczenie ich w sposób uniemożliwiający odczytanie informacji.

Czym są dane osobowe i jakie są obowiązki administratora?

Dane osobowe to poufne informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej – taka definicja wynika z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Należą do nich nie tylko imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL, adres zamieszkania, ale również informacje dotyczące stanu zdrowia, wyznawanej religii czy pochodzenia etnicznego, które stanowią dane szczególnie wrażliwe. Obowiązkiem administratora danych osobowych jest przede wszystkim zapewnienie środków organizacyjnych i technicznych, które umożliwią zagwarantowanie poufnym informacjom maksymalnego bezpieczeństwa.

Jak niszczyć dokumenty z danymi osobowymi?

Obecnie większość firm inwestuje w nowoczesne urządzenia, które rozdrabniają dokumenty i tym samym uniemożliwiają osobom niepowołanym uzyskanie wglądu w poufne dane osobowe. Na rynku istnieje wiele urządzeń, które aktywnie wspomagają pracę biura, a ich skuteczność reguluje aktualna norma DIN 66399, według której wymóg ochrony dzieli się na 3 klasy. Do utylizacji dokumentów w formie papierowej, które zawierają dane osobowe wykorzystywane są niszczarki klasy 2 i 3. Pozwalają one nie tylko na niszczenie papieru, ale także zszywek biurowych, a niektóre modele dają sobie radę również z płytami CD.

Takie urządzenia są bardzo przydatne i z pewnością powinny znaleźć się na wyposażeniu każdej firmy, jednak czasami wymagane są bardziej zaawansowane maszyny niszczące. Firmom gromadzącym ogromne ilości dokumentów nie wystarczy niewielka niszczarka, potrzebny jest sprzęt, który będzie mógł uporać się z tonami dokumentów archiwalnych. W takiej sytuacji warto skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która nie tylko zadba o utylizację papierów, ale może także uporać się z zalegającymi na półkach dyskami twardymi czy pendrive’ami.

Jak niszczyć nośniki danych?

Skasowanie plików lub sformatowanie dysku okazuje się zabiegiem niewystarczającym, ponieważ dane można odzyskać nawet za pomocą powszechnie dostępnego w Internecie oprogramowania. W takiej sytuacji przydają się usługi firm profesjonalnie zajmujących się utylizacją nośników zawierających dane osobowe klientów czy pracowników przedsiębiorstwa. Jedną z firm, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem nośników jest firma Ekoakta. Do najczęściej stosowanych zabiegów należy rozdrobnienie sprzętu, czyli pocięcie go na niewielkie kawałki. Podmioty zajmujące się niszczeniem nośników wykorzystują również inne skuteczne sposoby, które bezpowrotnie usuwają wszystkie dane. Zaliczamy do nich między innymi demagnetyzację oraz zanurzenie w kwasie.

Usługa mobilnego niszczenia dokumentów

W Twoim przedsiębiorstwie panują bardzo surowe normy zakazujące wywożenia dokumentów nawet w celu ich zniszczenia? Rozwiązaniem tego problemu jest usługa mobilnej utylizacji faktur, umów i innych firmowych papierów. Dzięki temu dokumenty zostają zniszczone na terenie firmy, a osoby zarządzające przedsiębiorstwem nie muszą się martwić, że prywatne dane wyciekną poza jego obszar.