Archiwum dokumentów

Jakie pojemniki wybrać do przechowywania dokumentów?

 

W pierwszym etapie prowadzenia firmy problem nadmiaru dokumentacji w zasadzie nie istnieje. Używamy wszystkiego na bieżąco, korzystamy z danych spływających do nas, dzień do dniu. Po jakimś czasie staje się jednak dla nas oczywiste, że zalegający w całym biurze papier zaczyna nas przytłaczać.

 

Co robić z nadmiarem dokumentacji?

 

Istnieje pewna klasa dokumentów, które nie przysparzają przedsiębiorcy większych kłopotów, bo po pewnym okresie użytkowania można je po prostu zniszczyć. Dotyczy to zwłaszcza nieaktualnych druków urzędowych, co do których posiadamy stuprocentową pewność, iż nie będą nam już nigdy do niczego przydatne. Takie wypadki – choć pożądane – stanowią niestety rzadkość. Częściej spotykamy się z sytuacją, gdy dana dokumentacja chwilowo niczemu nie służy, ale w przyszłości okaże się zapewne niezbędna. Dlatego też, niezależnie od naszych możliwości lokalowych, powinniśmy bezwzględnie wygospodarować trochę miejsca na utworzenie archiwum.

Kluczem do udanej archiwizacji jest systematyczność – zbędne papiery należy niezwłocznie segregować i umieszczać w przygotowanym do tego pomieszczeniu. Oczywiście, rzucanie ich luzem, wprost na podłogę, nie stanowi dobrego wyjścia. Potrzebujemy pewnej ilości pudeł i pudełek, których na szczęście na współczesnym rynku nie brakuje.

Jakich pudeł najlepiej używać?

 

W pierwszych latach po polskiej transformacji gospodarczej osoba decydująca się na prowadzenie własnego biznesu nie posiadała specjalnego wyboru, jeśli chodzi o materiały do prowadzenia archiwizacji: musiała się zadowolić najtańszymi kartonowymi pudłami, których dostępność nie zawsze zresztą odpowiadała jej rzeczywistym potrzebom. Obecnie ten problem już w ogóle nie istnieje: co roku powstaje przynajmniej kilka stron internetowych, oferujących pojemniki na dokumenty o najrozmaitszych rozmiarach i zastosowaniach.

Pudła archiwizacyjne wykonuje się najczęściej z tektury falistej, rzadziej z grubego kartonu. W wypadku konieczności długiego przechowywania dokumentów zaleca się zakup pojemników z tektury bezkwasowej, gwarantującej brak żółknięcia papieru. Jak zostało nadmienione wyżej, trudno ustalić jednolitą klasyfikację materiałów do przechowywania, gdyż ich wybór w sklepach bywa ogromny: dostępne są pudła na zawartość segregatorów, pudła na segregatory z zawartością, pudła na teczki zawieszkowe, pudła zbiorcze na pojemniki i segregatory itd.

Generalna zasada mówi, że wymienione materiały powinny nam umożliwiać ekonomiczne przechowywanie i łatwe składanie. To ostatnie odbywa się najczęściej przy pomocy specjalnych wypustek, zatrzasków albo nawet automatycznie. Pudła są w dzisiejszych czasach dostępne są w różnych wersjach kolorystycznych, choć przeważnie trzymają się – co dość zrozumiałe, jeśli wziąć pod uwagę ich biurowe przeznaczenie – kolorów standardowych. Dokonując wyboru, warto dopilnować, by nabywane przez nas egzemplarze posiadały etykietki umożliwiające ich podpisywanie – bardzo ułatwi nam to pracę oraz zagwarantuje utrzymanie porządku w naszym firmowym archiwum.