Jak długo przechowywać faktury?

Jak długo przechowywać faktury?

Zgodnie z obowiązującymi zasadami faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od zakończenia roku podatkowego, w którym były one wystawione. Jednak warto uświadomić sobie, że obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej nie dotyczy wyłącznie faktur, ale także innych dokumentów. Ponadto jest on obwarowany kilkoma ważnymi zasadami.

Jak przechowywać faktury?

Podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur wystawionych przez siebie, a także w swoim imieniu oraz ich duplikatów w taki sposób, aby były one podzielone na okresy rozliczeniowe. Dzięki temu można znacznie łatwiej odszukać potrzebny dokument, a także potwierdzić jego autentyczność, czytelność czy integralność treści.

Co ważne, podatnik ma obowiązek zapewnienia organowi kontroli skarbowej lub organowi podatkowemu bezzwłocznego dostępy do faktur. Dotyczy to również dokumentacji przechowywanej w formie elektronicznej. Ponadto podatnik musi umożliwić natychmiastowy pobór tychże dokumentów oraz przetwarzanie zawartych w nich danych.

Co ważne, zgodnie z ustawą, podatnik jest także zobowiązany do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczeń podatku i wszelkich dokumentów, które wiązane są z tymi rozliczeniami.

Jak zapewnić autentyczność pochodzenia, czytelność faktury i integralność treści?

Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem to podatnik określa sposób zapewnienia:

– czytelności faktury;

– integralności treści (pewność, że w fakturze nie zostały zmienione dane, które powinna ona zawierać);

– autentyczności pochodzenia (potwierdzona tożsamość firmy dokonującej dostawy towarów lub świadczącej usługi, a także wystawiającej faktury).

Kwestie te można zapewnić poprzez dowolne kontrole biznesowe, które pozwalają na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą świadczeniem usług, czy dostawą towarów.

Jak wyglądają kontrole biznesowe?

Kontrole biznesowe to proces, dzięki któremu podatnik tworzy, wdraża, a także aktualizuje odpowiedni poziom pewności w zakresie tożsamości usługodawcy, dostawcy lub wystawcy faktury. Ponadto proces ten pozwala potwierdzić integralność treści faktury oraz jej czytelność od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa daje pewność, że każdą fakturę można bez problemu połączyć z konkretną usługą bądź dostawą.

W opisie po kontroli biznesowej pojawia się także określenie „wiarygodna ścieżka audytu”, co oznacza, że związki pomiędzy realizowanymi transakcjami a potwierdzającymi je dokumentami uzupełniającymi jest łatwy do przewidzenia.

Jak przechowywać faktury w formie elektronicznej?

Faktury w formie elektronicznej mogą być przechowywane w dowolny sposób. Zgodnie z ustawą mogą one być przechowywane np. w formie elektronicznego zapisu na nośniku danych. Należy jednak pamiętać o tym, że ustawodawca nakłada na przedsiębiorcę obowiązek takiego przechowywania faktur, aby były one łatwo dostępne. Oznacza to konieczność podziału faktur na okresy rozliczeniowe oraz zapewnienie możliwości bezzwłocznego ich poboru.